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Nutze den Scanner oben, um Belege zu erfassen.
📤 Admin: Belege hochladen
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📱 So scannst du Belege:
- 1. Google Drive App öffnen (auf dem Handy)
- 2. Auf den großen "Beleg scannen" Button oben tippen
- 3. In Drive: Tippe auf + → Scannen
- 4. Beleg fotografieren → Drive schneidet automatisch zu
- 5. Als PDF speichern → Fertig!
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Neue Rechnung verarbeitet
Bei jeder erfolgreich verarbeiteten Rechnung
Zahlung zugeordnet
Wenn eine Bankzahlung einer Rechnung zugeordnet wird
Geburtstage & Jubiläen
Erinnerung am Morgen bei Geburtstagen/Jubiläen
Fehler bei Verarbeitung
Wenn ein Beleg nicht verarbeitet werden konnte
Mitarbeiter bei Erfolg benachrichtigen
Meldung im Chat, wenn ein Beleg erfolgreich verarbeitet wurde
Wöchentliche Zusammenfassung
Jeden Montag eine Übersicht der letzten Woche
Tagesbericht
Täglich ab 19 Uhr — neue Belege, Zahlungen, Preisalarme
Bar-Umsätze (Woche)
Sonntag 8 Uhr — Barzahlungen Mo–Sa, beide Standorte
Für System-Benachrichtigungen in einen Google-Chat-Space.
Wird nur genutzt, wenn der Kanal auf E-Mail oder Chat mit E-Mail-Fallback steht.
Muss in Gmail als „Senden als“-Alias bestätigt sein.
⚡ Verarbeitung
E-Mails, Drive-Dateien und Bankbewegungen werden zu den eingestellten Uhrzeiten schnell verarbeitet. Der schwere Tagescheck läuft einmal nachts.
Geplante Verarbeitung
Eingang schnell zu festen Uhrzeiten verarbeiten
Uhrzeiten
Automatische Zahlungszuordnung
Bankbuchungen automatisch Rechnungen zuordnen
📊 Aktive Trigger
📭
Keine aktiven Trigger
Weitere Trigger
Wird im Dateinamen verwendet — z.B. „Metro" statt „METRO Cash & Carry Österreich GmbH". Bei Personen: vollständiger Name.
📦 Artikel extrahieren
Positionen aus Rechnungen in Artikelliste schreiben
🏪 Lieferanten
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Auto-Bezahlt Verwaltung
Füge Suchbegriffe hinzu, die automatisch als bezahlt/zugeordnet markiert werden. Die Suche ist flexibel: "Miete Bruck" findet "Miete Bruck 01", "Miete Bruck 02", etc.
Nur Rechnungen
Nur Bankzahlungen
Rechnungen & Zahlungen
➕ Neuen Eintrag hinzufügen
✅ Auto-Bezahlt Liste
| Suchbegriff | Typ | Gültig von | Gültig bis | Hinzugefügt | Kategorie | USt% | Aktion |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
|
- | unbegrenzt ⚠️ | — 📈 Einnahme 📉 Ausgabe 🏠 Privat | — |
Keine Auto-Bezahlt Einträge
Füge oben einen Eintrag hinzu, um zu starten.
Bankkarten-Zuordnung
Ordne Kartenkürzel (z.B. K3, K5) einem Mitarbeiter zu. Bei Bank-Abbuchungen wird das Kürzel im Buchungstext erkannt und der Mitarbeitername automatisch ergänzt.
Neue Karte zuordnen
Zugeordnete Karten
📄 PDF-Regeln
PDFs mit diesen Begriffen im Dateinamen werden ohne KI-Analyse direkt in den Dokumente-Ordner verschoben.
💡 Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert. "MX" findet auch "mx" oder "Mx".
📊 Steuerberater-Paket
Erzeugt ein Monatspaket für MKW Steuerberatung im BMD-NTCS-Format:
CSV mit Monats-Umsatzsummen je Standort und Steuersatz (POS-Einzelbuchungen
liefert ready2order separat), Monatsreport-PDF mit Ampel-Plausibilitätscheck
nach Ist-Besteuerung (§17 UStG), und alle Belege im Drive-Ordner
Archiv/Rechnungen/YYMM/ inkl.
Steuerberater/-Unterordner mit CSV + PDF.
Empfänger für "An Steuerberater senden" — mehrere Adressen mit Komma trennen
{MONAT} wird automatisch ersetzt. Bei Test: "[TEST] " wird vorangestellt.
Download-Link und Betreff werden automatisch generiert. Leer = Standard-Vorlage.
💡 Der CSV enthält die Monats-Summenzeilen der Tageslosungen je Standort und Steuersatz (Kto. 4030/10% + 4000/20%, Gegenkonto 2700 Kassa). Einzel-POS-Buchungen liefert ready2order separat an MKW → keine Doppelerfassung. Vorsteuer wird nach Ist-Besteuerung (§17 UStG) nur aus bezahlten Rechnungen gezogen. Guthaben-Verrechnungen zählen als abgeschlossen.
🚦 Plausibilitätsprüfung
💰 Umsatzsteuer & Standorte
Umsatzsteuer
Umsätze je Standort
🏦 3-Kassen-System
Aufteilung Bar-Kassa · SumUp-Zwischenkonto · Erste Bank. Hilft beim Abgleich und zeigt Geldflüsse.
Umsatz-Aufteilung
Ausgaben nach Kassa
Bank-Geldfluss (gewinnneutral)
Vermögensumschichtungen zwischen den 3 Kassen — keine Buchungen nötig.
Kassen-Abgleich
Ideal nahe 0 — Toleranz wegen SumUp-T+1 und Kassenreserve.
🛠️ Werkzeuge
Alle Funktionen die im Google Sheet über das Menü verfügbar sind — hier auch per Klick.
🔑 API-Einstellungen
📊 Tabelle & Ordner-IDs
Spreadsheet-ID = deine Google-Tabelle (Rechnungsliste etc.): aus der Browser-URL, der Teil zwischen /d/ und /edit. Das ist nicht die Apps-Script-Skript-ID. Speichern legt den Wert in den Skripteigenschaften ab.
🛠️ System-Aktionen
Version:
Letzte Aktualisierung: 31.01.2026